Makalah Administrasi Perkantoran
Pendahuluan
Latar Belakang
Administrasi perkantoran atau tata usaha sudah dilaksanakan sejak zaman kuno sewaktu orang mulai bisa menulis huruf sampai dewasa ini.Tetapi,setelah zaman modern terutama mulai abad 20 ini tata usaha mengalami perubahan dalam bentuk,susunan,maupun coraknya.
Boleh dikatakan kini tidak ada sesuatu instansi pemerintahan,badan swasta,dan kehidupan masyarakat apap pun yang tidak melakukan tata usaha.Pertumbuhan administrasi perkantoran atau tata usaha yang demikian meluas itu disebabkan oleh berbagai faktor dalam dunia modern ini seperti misalnya pertambahan penduduk,perluasan pendidikan,kemajuan teknologi,perkembangan badan usaha-usaha yang bercorak ketata usahaan.
Proses awal dan sangat menentukan dalam bidang kepegawaian adalah recruitment pegawai, yang dalam hal ini adalah memilih atau menyeleksi pegawai yang terbaik untuk setiap jabatan dan jenis tugas pada suatu lembaga. Selanjutnya melatih serta mendidik pegawai agar dapat melaksanakan tugas yang diembannya dengan baik. Hal ini penting, mengingat tidak seorangpun mampu melaksanakan tugas dengan baik dan lancar tanpa mengetahui jenis dan sifat pekerjaan yang dihadapinya.
Bahkan untuk jenis pekerjaan yang bersifat sederhanapun tidak jarang seseorang mengalami kesulitan untuk melaksanakannya dengan baik dan lancar. Oleh sebab itu latihan dan pendidikan pegawai sangat perlu dilakukan terutama bagi pegawai baru yang belum mempunyai pengalaman.
Dalam Undang-undang No. 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian disebutkan adanya dua jenis latihan dan pendidikan pegawai yaitu pre service training (latihan prajabatan) dan in service training (latihan dalam jabatan). Latihan prajabatan adalah suatu latihan yang diberikan kepada pegawai baru agar mereka trampil dalam melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya. Sedangkan latihan dalam jabatan adalah suatu latihan yang diberikan kepada pegawai guna meningkatkan keahlian, kemampuan atau ketrampilannya agar diperoleh produktivitas kerja yang tinggi.
Yoder (1964) menyatakan bahwa latihan dapat membantu stabilitas pegawai serta mendorongnya untuk memberikan jasanya dalam waktu yang lebih lama. Sedangkan Taylor dalam Soedjadi (1977:47) mengenai penarikan pegawai menjelaskan bahwa salah satu daripada tugas manajemen (duties of management) ialah memililh karyawan yang terbaik untuk setiap tugas tertentu, untuk selanjutnya melatih dan mendidiknya.
Di samping latihan dapat menambah pengetahuan dan ketrampilan pegawai juga dapat memberikan kepuasan psikologis kepada para pegawai, mengingat faktor manusia dalam organisasi sangat penting. Dalam hal ini melalui latihan dan pendidikan, para pegawai akan lebih memahami maksud, tujuan serta tugas pokok organisasi. Dengan demikian mereka akan lebih menaruh minat dan perhatian pada bidang pekerjaan masing-masing
Perkembangan ilmu administrasi perkantoran memperoleh kelanjutannya dalam dunia pendidikan dan pengajaran.Dengan telah terhimpunnya segugusan pengetahuan yang teratur mengenai berbagai kerja ketatausahaan dan administrasi perkantoran ,maka pengetahuan itu lalu diajarkan pada lembaga-lembaga pendidikan atau dipelajari oleh pegawai-pegawai kantor dalam usaha-usaha penatran seperti kursus dinas atau latihan-latihan jabatan.
Diakui bahwa manusia merupakan Sumber Daya yang paling penting.Pemanfaatan manusia sebagai sumber daya tentunya berbeda dari sumber daya yang lain.Untuk dapat memafaatkan sumber daya manusia secara optimum,salah satu aspek yang perlu diperhatikan adalah masalah-masalah yang berhubungan dengan pembinaan dan pengembangannya.
Pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia pada manusia pada intinya bertujuan untuk meningkatkan peran serta para karyawan dalam pencapaian tujuan perusahaan dan memberikan peran serta para para kayawan dalam pencapaian tujuan perusahaan dan memberikan rasa kepuasan pada diri setiap karyawan karena adanya peningkatan pengetahuan,ketrampilan,taraf hidup pangkat dan jabatan.
Pengembangan karyawan merupakan satu proses yang berkesinambungan dimulai dari pelatihan dan pendidikan karyawan yang bertujuan untuk mempelajari pengetahuan baru,meningkatkan ketrampilan,atau peningkatan posisi kedudukan yang lebih tinggi.
Pengembangan karyawan adalah penting karena seseorang karyawan yang tidak terlatih biasanya mempunyai kecenderungan untuk :
1. Prestasi kerja rendah
2. Boros material dan pekerjaan yang diselesaikan selalu banyak yang salah.
3. Memerlukan banyak supervisi
Pelatihan atau pengembangan sumber daya manusia merupakan satu proses pengungkapan sifat-sifat karyawan yang tersusun secara sistematis yan akan diarahkan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi .Pengembangan adalah proses dengan mana para manajer memperoleh pengalaman,keterampilan dan kebiasaan untuk menjadi pemimpin yang sukses dalam perusahaannya.
Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah yang penulis uraikan, ada permasalahan yang penulis dapatkan. Permasalahan tersebut antara lain :
1. Mengapa perusahaan atau pemerintah mengadakan pengembangan dan program pelatihan SDM ?
BAB II
PEMBAHASAN
A. Tujuan Pelatihan dan Pengembangan SDM
Dengan program latihan dan pengembangan sumber daya manusia (SDM) akan membantu perusahaan beroperasi lebih efisien dan efektif sehingga perusahaan akan lebih berani untuk bersaing dan bagi para pekerja akan lebih berkembang dan lebih puas.
Agar program latihan dan pengembangan ini berhasil guna,pucuk pimpinan harus mendukungnya,dukungan tersebut dalam bidang materiil dapat berupa penyediaan dana dan dukungan moral.Dan beberapa prinsip-prinsipnya yakni :
1.Prinsip-prinsip Latihan Perkantoran
Program latihan perkantoran merupakan salah satu bagian dari keseluruhan sistem kerja yang utama,berhubungan dengan sub sistem lainnya yang ada dipersonalia.Orientasi,evaluasi dan penerapan sistem yang di sarankan.Keefektifan sub sistem latihan perkantoran tergantung kepada sejauh mana komitmen manajemen untuk mendukungprogram ini.
2. Prinsip Komitmen
Manajemen hendaknya komit dan peka terhadap perkembangan dan kelanjutan kemajuan pengetahuan para karyawan dengan cara menciptakan iklim yang mendukung ke arah itu.Tanpa dukungan dari pucuk pimpinan maka tujuan-tujuan dari latihan perkantoran tidak akan banyak manfaatnya.
3. Prinsip Tanggung jawab
Semua manajer departemen harus di serahi tanggung jawab bagi pengorganisasian dan pengaturan program latihan perkantoran dalam departemennya masing-masing.Tanggung jawab utama bagi para karyawan dilaksanakan oleh para manajer kantor,dan bersedia untuk menyatakan tanggung jawab terhadap pelaksanaan program ini.Walaupun manajer kantor mungkin membantu dalam perencanaan,pengarahan dan penilaian kegiatan latihan,namun yang paling penting adalah latihan yang diberikan pada para karyawan yang diwujudkan dalam pelaksanaan tugas sebagai hasil dari latihanyang pernah mereka ikuti.Tanggung jawab keefektifan program latihan berada di tangan para manajer ,yang dalam hal ini mungkin secara individu menugaskan kepada para stafnya.Untuk menangani tugas-tugas tertentu,para ahli pelatihan akan menggunakan konsultan pelatihan.
4. Prinsip Perencanaan
Suksesnya sebuah perencanaanprogram latihan kantor tergantung pada ketepatan dalam mengidentifikasikan kebutuhan organisasi dan penetuan tugas-tugas pelatihan.Sebuah perusahaan mengharapkan bahwa dana yang ditanamkan dalam program latihan hendaknya benar-benar digunakan oleh orang-orang yang tepat untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.Jadi efektifitas rencana membutuhkan penekanan yang tepat pada keseluruh organisasi.Pengalaman-pengalaman khusus,kemampuan,dan pengetahuan diperlukan guna memperoleh keberhasialan dan kejelasan dari tiap tugas yang harus ditentukan dengan cara merumuskan program analisa jabatan yang akan di bicarakan lebih lanjut pada bagian berikutnya.
5. Prinsip Penerapan
Program latihan perkantoran hendaknya diterapkan dalam rangka mempertemukan kebutuhan yang telah dirumuskan dan tujuan latihan yang tealh ditetapkan.Penanggungjawab program latihan perkantoran ini hendaknya menyiapkan sebuah rencana yaitu :
• Menentukan tujuan latihan
• Membuat garis besar program dan materi-materi yang akan di butuhkan.
• Mengidentifikasikan metode latihan dan instruktur yang terlibat dalam latihan.
• Memperbanyak material dan pedoman latihan.
• Meminta persetujuan pucuk pimpinan untuk meniniau dan menyetujui program latihan.
• Mengadakan evaluasi secara periodik tentang efektivitas program latihan
Makalah Administrasi Perkantoran